Emprendimientos culturales

33 herramientas de productividad y gestión del tiempo

Herramientas de productividad y gestión del tiempo

¡La de cosas que haría si tuviera más tiempo!

Pero el tiempo nunca es suficiente y voy aparcando tareas pendientes esperando hacerlas algún día. Seguro que también te suele pasar.

Por eso aquí quiero compartir contigo varias herramientas de productividad que te ayudarán no solo a ahorrar tiempo en tareas del día a día sino también a hacerlas con más eficacia y agilidad.

Te los he ordenado según la función principal, aunque hay algunas aplicaciones complejas que sirven para muchas tareas diferentes.

La mayoría de los recursos que encontrarás más abajo los he probado o suelo usar yo misma. Y casi todos son gratis.

Verás que te he incluido vídeos de cada uno para que veas cómo funcionan pero algunos los he tenido que poner en inglés al no encontrarlos en español.

No te entretengo más, espero que te sean de utilidad.

Aplicaciones, recursos y herramientas para:

Hacer listas

1- Remember the milk

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Remember the milk te permite hacer listas diferenciadas en las que puedes ir añadiendo tareas.

A cada tarea le puedes poner etiquetas así como asignarles fecha, duración, localización, prioridad, incluir notas, etc. Además, te permite asignar o compartir tareas con otros contactos.

Luego tiene otras ventajas como poder exportar tus listas de tareas en formato calendario, recibir notificaciones, recordatorios y resúmenes en el ordenador, teléfono móvil (aunque no funciona con todos los operadores) o correo electrónico, crear tareas por e-mail, etc.

Todo esto viene en la versión gratuita. Si quieres más puedes usar Remember the Milk en modo Pro, que te permite además subdividir las tareas, trabajar offline, compartir de forma ilimitada, personalizar la apariencia, colores, etc.

Mira este tutorial (está en inglés):

2- Things

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Things es una aplicación para Mac.

Sirve para apuntar todas las tareas pendientes y organizarlas según sean para hacer en el día, pronto, en una fecha específica o en algún día indeterminado del futuro.

Las listas que agrupan tareas aquí se llaman proyectos y puedes organizar las tareas y proyectos por temas (por ejemplo, salud, estudios, dinero, familia y amigos, etc). A su vez, a cada tarea le puedes poner fecha límite y etiquetas así como moverlas de proyecto o editar las prioridades. Hasta puedes crear tareas por voz con Siri.

Things es de pago pero ofrece un período de prueba gratuito.

Aquí lo puedes ver en acción en un Apple Watch:

3- Teuxdeux

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Teudeux es otra aplicación para crear listas de tareas y organizarlas.

Es muy cómoda de usar y me gusta mucho el diseño, entre otras cosas porque es muy visual y se parece mucho a una lista en papel. El contenido se adapta a la pantalla, es muy flexible y muy fácil de usar y editar.

Además, está dividido en 2 secciones: una como calendario, donde apuntar tareas que hay que hacer día a día, y otra donde poder hacer todas las listas que quieras, sin más.

TeuxDeux es compatible con cualquier navegador de escritorio, aunque para móviles son funciona en Mac.

Si bien es una aplicación de pago, hay un período de prueba gratuito.

Mira cómo funciona:

4- Todoist

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Todoist es una aplicación para organizar tus tareas, tus vida personal o cualquier aspecto de tu vida paso a paso.

Hay una versión gratuita que te permite crear tareas y subtareas, organizarlas según proyectos (personal, compras, recados, pelis para ver, trabajo y los que quieras crear hasta 80), ponerles la fecha límite, establecer prioridades y compartir proyectos.

Las etiquetas, notificaciones, localización, sincronización con calendarios, además de funciones avanzadas como uso de plantillas o facturación vienen con la versión premium.

Todoist tiene un diseño bastante sencillo y es compatible con todos los dispositivos.

Mira su vídeo:

5- Omnifocus

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Omnifocus no es para todo el mundo: es una herramienta de Mac, de pago y no es barata.

El objetivo es que puedas ordenar y hacer de forma eficiente todas las tareas que quieres hacer, sean pequeñas o inmensas, a corto o largo plazo.

Para ello, Omnifocus divide estas cosas por hacer en 3 grupos: las que duran menos de 2 minutos y te conviene hacer ya mismo, las que tienes que delegar a otros y luego todas las demás, que son las que deberás ordenar.

Algunas serán tareas aisladas mientras que otras serán parte de un proyecto que involucra más actividades. Y para todos los proyectos que quieras llevar adelante deberás pensar en al menos una tarea, la primera, que te permita empezar y sobre la que luego puedas avanzar.

A partir de allí puedes ordenar los proyectos, priorizarlos, pausarlos, postponerlos, relacionarlos y mucho más.

Hasta tiene una función de “contextos” para asociar determinadas tareas no a sus proyectos sino a objetos (las cosas que harás cuando cambies el teléfono), personas (todo lo que tienes que consultar con una persona determinada), y lugares (las tareas que tienes que hacer cerca de donde estás).

Puedes ver más en este vídeo tutorial sobre Omnifocus:

Enriquecer y compartir tu calendario

6- Google Calendar (o GCal)

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El calendario de Google es una herramienta que uso muchísimo en mi día a día.

Es muy práctico porque funciona en cualquier dispositivo, es bastante intuitivo y cómodo de usar. Y sobre todo porque permite crear y editar eventos muy fácilmente, asignarles lugar, hora, duración, añadirles notas, colores, recordatorios, crear listas de tareas, etc.

Además, puedes generar varios calendarios y verlos juntos o por separado, así como compartir tareas o calendarios con tus contactos.

Pero hay más ventajas: una es que puedes instalar la extensión de Google Calendar en tu navegador. Al tener el icono a mano solo tienes que pasar el mouse por arriba para ver las próximas tareas o hacerle clic para ver los próximos días y añadir nuevas actividades.

Una de las funciones que más me gustan de la extensión es que cuando ves un evento que te interesa en cualquier página solo tienes que seleccionar el texto con la información y con el botón derecho elegir Agregar a GCal.

Y no solo eso: al ser una herramienta tan popular hay muchos desarrolladores que han creado aplicaciones para añadirle funciones específicas, desde agregar eventos de Facebook a tu calendario hasta crear alertas como “sacar la pizza del horno en 10 minutos” y que automáticamente te avise en 10 minutos (pero no parece funcionar más que en inglés). Mira por ejemplo la extensión Checker Plus para el GCal.

Aquí tienes un tutorial de Google Calendar en español:

7- Fantastical 2

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Fantastical2 es una aplicación de calendario para iPhone que ofrece integración con otras aplicaciones como Facebook, e-mail, Whatsapp, Google Maps, etc.

Tiene funciones de alarmas, recordatorios, etc., y gracias al reconocimiento de lenguaje es muy fácil crear eventos que se repitan en el tiempo así como agregar tareas mediante reconocimiento de voz. Se puede sincronizar con los GCal, iCal y otros calendarios.

Además tiene un buen diseño, varias opciones de visualización y te permiten personalizarlo cambiando el color de fondo, la fuente, etc.

La desventaja es que es de pago pero hay un período de prueba gratis.

Vídeo de Fantastical2:

8- Calendario editorial

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El calendario editorial es una herramienta fundamental para cualquier persona o empresa que use una estrategia de comunicación que implique publicación regular de contenidos.

Gracias a este calendario podrás planificar y ver qué vas a publicar, dónde, cómo, cuándo y para qué, lo que te ahorrará tiempo.

Algunos de los beneficios son que puedes dedicarte a planificar los contenidos de una sola vez, en lugar de ponerte con ello cada día. También te aseguras que tienes contenidos para tus diferentes públicos y canales de comunicación. Y sobre todo, puedes ver cómo se alinean para que consigas tus objetivos.

Para profundizar sobre calendarios editoriales y sus ventajas te he preparado un artículo bien completo donde te cuento para qué sirven, qué partes tienen y cómo hacer uno.

Y te he preparado una plantilla de calendario editorial para que te la descargues gratis. Verás que la puedes editar en un momento para adaptarla a tus necesidades, planificar tus publicaciones y ahorrar tiempo.

Artículo Cómo hacer un calendario editorial para blog y redes sociales- incluye plantilla descargable.

Tomar notas y compartirlas

9- Evernote

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Evernote es sin duda una de mis herramientas favoritas.

A pesar de algunos cambios recientes que limitan la versión gratuita y benefician a los usuarios premium, sigue siendo muy útil y flexible.

Es una aplicación fantástica para apuntar todo lo que se te pase por la cabeza, pero no solo notas escritas sino también imágenes y archivos adjuntos.

Permite organizar todas las notas en carpetas, compartir los archivos que quieras muy fácilmente, tiene una función de búsqueda que incluso reconoce tu letra escrita a mano y lo puedes mirar en diferentes dispositivos.

Las funciones premium te permiten además buscar texto en pdf, trabajar sin conexión, escanear tarjetas de visita, hacer presentaciones y mucho más.

En este vídeo verás algunos de los casi infinitos usos que le puedes dar a Evernote con ejemplos reales:

10- Simple Sticky Notes

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Si los postits te resultan tan indispensables como a mi, te encantará este herramienta.

Las Simple sticky notes no tienen mucha complejidad. De hecho, uno de los mejores aspectos es su simplicidad.

Son notas cuadradas a las que les pones el color que elijas, y escribes en ellas.

Puedes poner título, añadir fecha y hora, cambiar la tipografía, hacer listas, y casi todas las mismas cosas que harías con su parientes de papel, pero también las puedes usar para poner alarmas. Y las “pegas” en la pantalla de tu ordenador con la opción de quitarlas, minimizarlas o jugar con el nivel de transparencia.

Simple sticky notes es un recurso gratuito.

Almacenar, enviar y compartir archivos

11- Dropbox

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Dropbox es otra de las herramientas fundamentales que uso a diario.

Es como tener un disco duro siempre a mano, accesible desde cualquier parte y dispositivo, donde guardar toda la información. En Dropbox tengo backups de todos mis proyectos, de mis fotos de viajes, vídeos, canciones, presentaciones y todo lo que se te ocurra.

Pero además de ser un espacio de almacenaje Dropbox funciona como plataforma en la cual puedes editar los archivos, compartirlos y también trabajar en grupo. Así ya no tendrás que volver a intercambiar cantidad de e-mails con tu equipo adjuntando un montón de versiones del documento que luego no sabes cuál era la última. En su lugar habrá un solo archivo compartido en Dropbox con el registro de los cambios.

Personalmente uso la versión gratuita que me alcanza y sobra para mis necesidades. Pero si quieres aún más espacio o funciones hay planes premium de pago.

Te dejo su vídeo:

12- Drive

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Google Drive es otra de mis herramientas esenciales de uso cotidiano.

En ciertos aspectos es como Dropbox, un espacio de almacenaje en la nube donde puedes guardar todo tipo de archivos además de poder compartirlos y permitir que más de una persona trabaje simultáneamente en los documentos.

También ofrece la opción de acceder a los documentos y editarlos sin conexión a internet.

Pero además es una herramienta para crear archivos nuevos en los formatos más habituales: texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios, dibujos y más, que luego puedes descargar en multitud de formatos como Microsoft Office, Open Office, Pdf, etc.

Te dejo con este tutorial de introducción a Google Drive:

Leer sin distracciones, guardar y curar contenidos

13- Pocket

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Pocket es una gran solución para gestionar aquellas páginas que no tienes tiempo para mirar en el momento y quieres ver más tarde.

Sean textos, imágenes o vídeos, los puedes guardar en tu Pocket con un clic tanto desde el navegador o de otras aplicaciones. Incluso puedes instalar una extensión del navegador para guardar y gestionar tus contenidos muy fácilmente.

También tienes la opción de agregarles etiquetas para encontrarlos fácilmente, igual que editarlos o eliminarlos.

Y una de las características que más me gusta es que cuando consultas un enlace en Pocket lo ves totalmente limpio, sin publicidades ni barras laterales ni nada que te distraiga.

En este vídeo verás algunos pantallazos:

14- Marcadores del navegador

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Los marcadores o favoritos son un recurso súper práctico y fácil de usar y que encontrarás en todos los navegadores.

Personalmente los uso para guardar aquellos enlaces que me parecen importantes, sean buenos artículos, fuentes de recursos, herramientas, catálogos, etc.

Los marcadores son la forma más sencilla de guardar enlaces. Y también de administrar, ya que puedes crear carpetas para catalogarlos de la misma forma que creas carpetas en tu ordenador para guardar tus documentos. Además hay varias formas de exportar tus marcadores de un navegador a otro.

En este breve tutorial verás cómo crear marcadores y administrar tus enlaces favoritos.

15- One Tab

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One Tab es una solución perfecta para cuando has abierto más pestañas de la que puedes ver.

No tiene mucha complejidad. Simplemente es una extensión que instalas en Chrome o Firefox y cuando aprietas el botón te convierte todas las pestañas que tienes abiertas en un listado de enlaces dentro de una única pestaña. Así de sencillo.

Te dejo un breve vídeo de One Tab:

16- Scoop It

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Scoop.it es una de las herramientas más potentes de curación de contenidos.

Básicamente se usa para encontrar, curar y publicar contenidos relevantes y de calidad alrededor de uno o varios temas de interés.

Primero buscas enlaces con contenidos destacados, sea a través del propio buscador de Scoop.it o de cualquier otra parte de internet. Luego les añades tu propio valor agregado en forma de etiquetas, comentarios y reflexiones. Y una vez que has mejorado esos contenidos con tu propia perspectiva, los publicas.

Así otra gente que se interesa en esos temas puede consultar los contenidos que tú has seleccionado. De hecho, además de una simple herramienta es también una red social.

Scoop.it resulta entonces muy útil no solo como espacio donde guardar y catalogar contenidos, sino también como lugar donde hacer tu propio aporte e incluso posicionarte como experto en determinados temas.

Aunque este vídeo está en inglés te dará una idea de cómo funciona y para qué sirve Scoop.it.

17- Feedly

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Feedly es una herramienta para leer contenidos al estilo de los lectores de RSS que tal vez conozcas.

Es como una bandeja de entrada donde te llegan todas las publicaciones de aquellas páginas que sigues.

Una de sus principales virtudes es el tiempo que te permite ahorrar, ya que en lugar de visitar cada página que te interesa recibes los contenidos en un mismo lugar.

Además puedes organizar estos contenidos según temas o categorías y los puedes marcar para leer en otro momento. Y te sugiere los sitios y noticias que considera más destacados para los temas que te interesan.

Por último, Feedly también te permite compartir contenidos fácilmente en algunas de las redes más populares.

Organizar reuniones

18- Doodle

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Doodle brilla por la sencillez con que resuelve un quebradero de cabeza habitual.

Es una aplicación que sirve para cuando quieres organizar un evento, desde una fiesta hasta la reunión con un cliente, y necesitas saber cuándo está disponible cada uno de los asistentes.

Entonces primero creas una encuesta con las diferentes opciones, envías el enlace a los participantes, cada uno pone su nombre y disponibilidad y luego Doodle te presenta un resumen que te ayudará a determinar cuál es el mejor momento.

Además lo puedes sincronizar con tus calendarios para que descarte aquellos días y horas en que tú no estás disponible.

Doodle es gratis y tiene también una versión premium que sirve para pedirles el mail a los participantes, enviarles recordatorios y controlar quién faltó, así como para publicar un calendario personalizado con la disponibilidad de horarios.

En este vídeo se ve la sencillez de Doodle.

19- Assistant.to

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Assistant.to es otra herramienta muy sencilla para hacer reuniones que se integra con Gmail y el calendario.

Cuando quieres concertar una reunión le envías a la otra persona un correo y activas Assistant.to. Se te abre un recuadro en el que pones la duración y el lugar de la reunión. Para el siguiente paso se te abre tu calendario y allí seleccionas aquellas franjas horarias en que estás disponible.

A partir de esta información se genera un listado con las diferentes combinaciones posibles de días y horas. Tu contacto recibe estas opciones y simplemente elije la que mejor le va. Así se establece automáticamente la fecha y hora de la reunión, y luego se envía un mail de confirmación con todos los datos de la reunión.

Assistant.to es gratuita y compatible con cualquier dispositivo.

Gestionar el trabajo en equipo

20- Trello

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Una de las mejores herramientas para trabajar en equipo y organizar tareas es Trello.

Verás que la información se organiza en columnas donde la primera corresponde ideas generales, la segunda a las tareas concretas pendientes de hacer, la tercera es para las que se están en curso y la cuarta para las acabadas. Hay una última columna que recoge las diferentes actualizaciones del proyecto entero.

En estas columnas se ponen “tarjetas”, que fundamentalmente son recuadros en los que se pone la tarea con su descripción, la persona responsable de llevarla a cabo, la fecha límite y toda la información, archivos adjuntos, comentarios y más. Así, cada tarjeta contiene toda la información sobre una tarea en particular.

Luego el coordinador ordena las tareas según las prioridades y las asigna a los miembros del equipo, que a su vez moverán las suyas a “haciendo” o “hecho” según avancen.

Además de ser muy práctico, intuitivo y sencillo es también una forma muy cómoda para saber, de un solo vistazo, el estado de cosas del proyecto.

Trello tiene una versión gratuita con bastantes funciones y otra de pago que permite integrar con otras herramientas, cargar archivos más pesados, etc.

Descubre Trello con este vídeo:

21- Basecamp

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Basecamp es otra plataforma potente para el trabajo en equipo que vale la pena mirar. Aunque no la he probado personalmente, las críticas son muy buenas.

Está enfocado en que todos los miembros de un mismo equipo estén comunicados y actualizados. Tiene un escritorio donde hay 6 espacios y cada uno corresponde a una herramienta específica.

El primero es un espacio de chat, para comentarios cotidianos. Otro es para correos con un formato que muestra las conversaciones completas, incluyendo los archivos que se han compartido en cada una. Lo siguiente es la lista de tareas que sirve para asignar tareas y subtareas a los participantes o marcarlas como hechas. También tiene un calendario con eventos y fechas límite. Después hay otro apartado para hacer preguntas recurrentes, sugerencias de mejoras, etc. Y finalmente un último espacio para crear, organizar y almacenar archivos.

Aunque como regla general Basecamp es de pago (con un período de prueba gratis) hay excepciones que pueden interesar al sector cultural: es gratuita para profesores y estudiantes, y las asociaciones sin ánimo de lucro tienen 50% de descuento.

Aquí tienes un pequeño vídeo introductorio a Basecamp:

Gestionar tus correos electrónicos y escribir más rápido

22- Auto text expander

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Auto Text Expander es una extensión de Chrome que sirve para escribir más rápido. Mucho más rápido.

Para ello primero debes crear tus propios atajos y asociarlos a un determinado texto. Este texto puede ser tan desde algo sencillo como tu correo electrónico o varios párrafos completos.

A partir de entonces cada vez que escribas el atajo la aplicación lo remplazará automáticamente por el texto correspondiente.

En principio hay trucos para que las extensiones de Chrome funcionen en otros navegadores, pero no siempre funcionan. Si quieres una alternativa a esta aplicación, la mejor que he encontrado es es Phrase Express. Es gratuita para uso personal y de pago para uso profesional.

Mira lo fácil que es instalar y programar los atajos de texto en Auto Text Expander:

23- Gmail

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Gmail es otra de las herramientas esenciales que uso cantidad de veces al día. Y es fabulosa.

Si aún no tienes cuenta de Gmail te cuento algunas de sus principales virtudes:

  • tiene un sistema de filtros excelente que te permite encontrar y seleccionar correos con una gran facilidad;
  • puedes crear etiquetas y usar reglas para aplicar las etiquetas automáticamente a los correos, además de aplicar varias etiquetas a un mismo mensaje;
  • cuando abres un mail ves la conversación entera, con todos los correos anteriores y archivos adjuntos.

Además, te ofrece la posibilidad de tener varias pestañas (principal, social, promociones, notificaciones y foros) para el correo entrante, cosa que me enamoró de inmediato y ya me resulta indispensable.

Como si fuera poco, puedes configurar tu Gmail para recibir allí el correo de cualquier otra cuenta. Cuando me escribes a hola@cultumática, por ejemplo, lo recibo, leo y respondo desde Gmail.

Otros servidores de correo como Outlook (ex Hotmail), son menos intuitivos, tienen un sistema de organización de mails mucho más rígido que consiste en carpetas, y aunque a veces tengan funciones similares a Gmail (las reglas o etiquetas) no son tan eficaces. Pero sobre todo, estas funciones ni son igual de cómodas ni siquiera están a mano. Además, muchas veces suele haber publicidad un tanto invasiva.

Funciones avanzadas de Gmail

Aún en caso de que ya tengas una cuenta de Gmail es posible que no conozcas algunas de las funciones avanzadas. Una de las que más me gusta es la posibilidad de deshacer el envío de un mensaje, que te puede ahorrar más de un disgusto o papelón.

Además, puedes ir a Configuración/Labs donde encontrarás un montón de funciones novedosas en las que están trabajando y que te sirven para personalizar tu correo, desde botón de ya leído a icono de remitente verificado, reproductor de voz, respuestas estándar, etc.

Pero además hay otro universo de posibilidades con las extensiones para Gmail. Hay montones pero solo te voy a mencionar un par.

Boomerang es una que te permite programar el horario de tus correos. Y Rapportive, una de las que más uso, te muestra quién te está escribiendo a partir de los datos que toma de esa persona desde Linkedin u otras redes sociales. Así verás a qué se dedica, qué cara tiene, si tienes contactos en común o no, etc.

Y hay muchas extensiones más: para saber si el destinatario ha recibido tu mensaje, encriptar el correo, trabajar offline, tener estadísticas de tu cuenta, etc.

Para acabar con Gmail, te dejo este vídeo con algunos trucos para sacarle el jugo:

Almacenar y recordar contraseñas

24- LastPass

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Esta aplicación la incluyo para que sepas que existe, pero no necesariamente la recomiendo.

La idea es fantástica: simplificar la pesadilla de las contraseñas. LastPass se encarga de recopilar todas tus contraseñas, las encripta y gestiona. De este modo no hace falta que las recuerdes ni que pierdas tiempo buscándolas o probando diferentes opciones. Con que te sepas la clave maestra de LastPass alcanza.

Durante un tiempo la usé y la verdad es que me funcionó muy bien. Solo que luego hubo un problema y se ve que el encriptado no era tan seguro.

Aunque personalmente no noté ningún problema en mis cuentas y se supone que desde entonces han tomado medidas, ya me dio desconfianza y lo quité. Me suena un poco al Señor de los Anillos: una contraseña para gestionarlas todas. Pero si esa clave única cae en manos de los orcos o los hackers, estás frito.

Por las dudas te interese, te dejo el vídeo de promoción de LastPass:

Rastrear en qué se va el tiempo

25- Rescue Time

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Rescue Time es la herramienta que te da la respuesta adecuada cuando te preguntas en qué se te ha ido el tiempo frente a la pantalla. Y además, te ayuda a aprovecharlo mejor.

Su principal función es medir cuánto tiempo le dedicas a cada actividad, como las redes sociales, el correo, etc. Junto con eso también te permite establecer metas y en base a toda esa información te hace un informe semanal completo.

Además es compatible con todos los navegadores y sistemas operativos.

La versión gratuita tiene muchas prestaciones pero si quieres más control sobre tu tiempo puedes pasarte a premium. Entre otras opciones te permite bloquear aquellas páginas que ya sabes que te distraen, como puede ser Facebook.

En este vídeo puedes ver cómo funciona Rescue Time:

26- Toggl

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Toggl es una herramienta hiper sencilla para monitorear en qué se nos va el tiempo.

Es tan fácil como crear un proyecto, dentro de éste alguna actividad y poner en marcha el cronómetro. Éste se puede pausar y reanudar las veces que quieras. También puedes editar la hora de comienzo y final si te has equivocado y puedes etiquetar las actividades. Además tienes la opción de elaborar informes a partir de estos datos.

Para equipos pequeños de hasta 5 personas esta herramienta es gratuita. Para los demás hay diferentes opciones de pago que incluyen nuevas características como la de facturación.

Aquí puedes ver un tutorial de Toggl, que aunque está en inglés te muestra lo sencillo que es usar esta aplicación:

27- Tracking Time

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Tracking Time, que viene a ser “rastreando el tiempo”, es otra de las herramientas más conocidas para medir el tiempo que le dedicas a las diferentes actividades.

En su versión gratuita sirve para equipos de hasta 3 personas, y les permite cronometrar el tiempo de las diferentes tareas así como estimar la duración de otras actividades en tantos proyectos como quieran. Basta con crear una actividad, ponerle un nombre y poner en marcha el cronómetro.

También permite descargar los datos y hacer informes y se puede sincronizar con algunas de las herramientas que hemos visto más arriba como Trello o Basecamp. Es compatible con todos los navegadores y sistemas operativos.

En este vídeo de Tracking Time muestran lo sencillo que es:

Eliminar las distracciones

28- Selfcontrol

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Selfcontrol es una herramienta útil para bloquear lo te distrae y te hace perder tiempo en internet.

El funcionamiento es lo más sencillo del mundo: descargas la aplicación, haces una lista con los sitios que quieres bloquear y estableces por cuánto tiempo deberían estar bloqueados.

A partir de entonces Selfcontrol te impedirá entrar a esos sitios aunque lo intentes. Ni reiniciar el ordenador ni eliminar la aplicación conseguirán que se levante el bloqueo antes de tiempo.

Selfcontrol es gratis pero solo funciona en Mac.

29- Waste no Time

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Otra aplicación para bloquear sitios es WasteNoTime (No Desperdicies Tiempo).

Tiene varias funciones interesantes. Por ejemplo, te hace un listado de los sitios en los que has pasado más tiempo últimamente. Y te da la posibilidad de bloquearlos después de haber pasado la cantidad de tiempo que estimes oportuna en cada uno. También te permite bloquear el acceso a internet durante un tiempo o en un horario determinado.

WasteNoTime es una extensión de Chrome que también se puede instalar en Safari y permite exportar la configuración a otros navegadores.

Programar automáticamente las redes sociales

30- Hootsuite

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Con Hootsuite llega el momento de hacer una confesión: usar Twitter sin Hootsuite me cuesta horrores. Es una de las herramientas que realmente necesito.

Más adelante día prepararé una guía detallada sobre esta herramienta, pero de momento te cuento algunos de los aspectos más destacados.

Hootsuite es una plataforma a la que puedes acceder tanto desde un navegador como desde la aplicación para móvil y gestionar desde allí tus redes sociales.

Soporta las principales redes, como Twitter y Facebook, y también la puedes sincronizar con Linkedin, Youtube, Instagram, así como Evernote, Scoop.it, Pocket y otras.

Las columnas de Hootsuite

Lo que más me gusta de Hootsuite es cómo te permite distribuir la información: una serie de pestañas que a su vez contienen columnas, las cuales puedes llenar con el contenido que quieras en cada caso.

En mi caso, por ejemplo, tengo 3 pestañas solo para Twitter.

La primera tiene 10 columnas que uso para seguir las cuentas que más me interesan. Como en mi cuenta de Twitter he creado listas temáticas (gestión cultural, cultura 2.0, marketing digital, emprendimientos, etc.) he ajustado la configuración de esta pestaña para ver 1 lista en cada columna.

En la segunda pestaña veo los contenidos por búsquedas temáticas. Cada columna es una búsqueda determinada que me muestra qué se está diciendo y quién está hablando de eso.

Y en la otra pestaña tengo mi actividad personal con columnas para menciones, mensajes, tuits programados, publicados, etc.

Lo verás más claro en este pantallazo es de mi escritorio.

hootsuite-columnas-herramienta-de-productividad-y-gestion-del-tiempo-para-programar-las-redes-sociales

Así, con mirar estas 3 pestañas ya me puedo dar una idea general de lo que más me interesa.

Programación automática en Hootsuite

Publicar con Hootsuite también es muy fácil, ya que con un solo botón escoges entre retuitear, editar o citar un tuit y luego eliges si lo quieres publicar ya o programar.

Esta última función es muy útil porque te programa tus publicaciones en función de los hábitos de tus seguidores. Tú solo eliges cuántos tuits quieres publicar por día, qué días de la semana y en qué franja horaria y Hootsuite te los acomoda en los momentos que considera óptimos.

Además tiene una sección de analítica donde puedes ver el crecimiento de tu comunidad, tus enlaces con clics, menciones y más.

Todo esto viene en la versión gratuita, que es la que uso de momento. En las versiones de pago tienes muchas más funciones como más redes, informes más completos, características para trabajos en equipo, etc.

Además hay una extensión de Hootsuite, Hootlet, que es un botón que instalas en tu navegador y te permite compartir y programar muy fácilmente los contenidos que vas encontrando.

En este tutorial de Hootsuite puedes ver algunas de estas funciones:

31- Buffer

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Buffer también se usa para gestionar, publicar y programar tus redes sociales.

La puedes sincronizar con Twitter, Facebook, Linkedin, Pinterest, Google + y más, y elegir en qué días y horarios quieres tus publicaciones.

Entre las diferencias respecto a Hootsuite, el escritorio de Buffer es mucho más simple y despejado. Muchos usuarios prefieren esta vista ya que, aunque te pierdes ver tus redes de una ojeada, no te pierdes entre tanta información. Los informes de analítica también son más sencillos de ver y entender.

Buffer también es mucho más intuitiva que Hootsuite, aunque esta última tiene más potencial y recursos.

Te dejo con este breve tutorial para que veas cómo es Buffer en acción:

Compartir contenidos en las redes sociales

32- Bitly

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Bitly es un acortador de enlaces.

Su misión es simple: transformar urls largas en cortas.

Si bien el auge de este tipo de herramientas vino a raíz de Twitter y su límite de 140 caracteres, tiene muchos más usos.

Las url largas, además de usar un montón de espacio, son visualmente feas. Con Bitly puedes transformarlas en enlaces mucho más amigables de unos 10 a 12 caracteres.

Además, Bitly te permite elegir qué términos poner. Esto te sirve para insertar tanto palabras clave como tu nombre y que quede más natural.

Pero no solo eso. Una de las funciones más interesantes de este recurso es su apartado de informes. Allí puedes ver cuántos clics se han hecho en cada uno de los enlaces que has acortado y compartido y cuándo. Esto te permitirá saber qué contenido ha funcionado mejor.

En este vídeo puedes ver cómo funciona Bitly:

33- PinIt

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PinIt es una extensión de Pinterest que puedes instalar en tu buscador.

No tiene mucho truco: detecta las imágenes que hay en la página que estás viendo y te permite añadirlas a tus tableros de Pinterest en un momento.

Pero más allá de PinIt lo que quería contarte es que hay un montón de extensiones que te instalan un botón pequeñito en tu navegador y te permiten combinar las funciones de esa herramienta con las páginas que estás visitando.

De los recursos que hemos visto más arriba hay unos cuantos que lo tienen, como Hootsuite, Dropbox o Pocket, por mencionar solo algunos.

Hacer backups

Si hablamos de perder tiempo de trabajo inútilmente, pocas cosas hay peores que perder la información de tu ordenador.

Lo he sufrido en carne propia y puede ser desesperante. Todavía me dan ganas de llorar cuando pienso en mi disco duro partido…

No solo pierdes tiempo sino sobre todo información muy valiosa que seguramente no puedas recuperar nunca si no has tomado las medidas necesarias.

Para evitar esta tragedia te recomiendo encarecidamente que hagas backups o copias de seguridad de tus datos con regularidad.

Varias de las herramientas que te he recomendado en este artículo te sirven para esto, en especial Dropbox y Google Drive (y su pariente cercano Google Fotos).

También hay otros espacios de almacenaje en la nube, como Box o One Drive de Microsoft.

Por otra parte, nunca está de más tener un disco duro externo para las copias de seguridad. Cada vez vienen más compactos y cómodos para llevar tus datos donde sea que vayas.

Y en el ordenador puedes usar las herramientas que ya vienen incorporadas para hacer copias de tus archivos. En Windows está en el Panel de control dentro de Sistema y seguridad.Aprovecha el tiempo al máximo y simplifica tareas con estas + de 30 herramientas. #productividad Compártelo

Bueno, espero que entre estas herramientas de productividad hayas encontrado unas cuantas que te sirvan en tu día a día.

Así podrás ahorrar tiempo de trabajo que ahora podrás destinar a descansar o hacer otras actividades.

Para acabar quiero pedirte un favor:

Me encantaría que me dejes un comentario aquí abajo contándome qué tareas te consumen demasiado tiempo y cuáles son las herramientas que te han resultado más útiles.

Y que le recomiendes este post a todas las personas que conozcas que puedan beneficiarse de estas herramientas :)

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